Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tất cả hộ kinh doanh (khoán và kê khai) nếu thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử phải đăng ký với cơ quan thuế trước khi phát hành hóa đơn. Việc đăng ký được thực hiện qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc trực tiếp trên Cổng Thuế điện tử. Dưới đây là hướng dẫn đầy đủ và dễ hiểu nhất về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh.

1. Hộ kinh doanh nào phải đăng ký hóa đơn điện tử?

• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai → Bắt buộc dùng hóa đơn điện tử. (theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC)
• Hộ kinh doanh khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên → Phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. (Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
• Mọi hộ khác vẫn được tự nguyện đăng ký sử dụng và xuất hoá đơn điện tử nếu khách yêu cầu xuất hóa đơn.

2. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh cần chuẩn bị:

• Mã số thuế hộ kinh doanh.
• Thông tin ngành nghề, địa điểm kinh doanh.
• Số điện thoại, email đăng ký hóa đơn.
• Thiết bị sử dụng hóa đơn: phần mềm hóa đơn điện tử hoặc máy tính tiền kết nối dữ liệu.
• Tài khoản Cổng Thuế điện tử (nếu tự đăng ký).

Đối với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: Cung cấp thông tin máy POS, thiết bị tính tiền và điểm bán hàng.

3. Mẫu biểu cần nộp khi đăng ký hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh phải nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi tại Nghị định 70/2025).

Mẫu dùng chung cho:

• Hóa đơn điện tử bán hàng thông thường.
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Hộ kê khai hoặc hộ khoán doanh thu lớn chỉ cần chọn đúng loại hóa đơn áp dụng trong biểu mẫu.

4. Cách nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh có thể đăng ký theo 1 trong 3 hình thức:

Nộp qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh gửi hồ sơ cho nhà cung cấp (ví dụ: Sapo Invoice…). Đơn vị cung cấp sẽ hỗ trợ nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT lên cơ quan thuế và thông báo khi được chấp nhận.

Nộp trực tiếp trên Cổng Thuế điện tử

• Truy cập: https://thuedientu.gdt.gov.vn
• Chọn phân hệ Cá nhân/Hộ kinh doanh
• Điền Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và gửi trực tuyến

Nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế

Áp dụng khi hộ chưa quen thao tác điện tử hoặc chưa có chữ ký số.

5. Quy trình duyệt hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Sau khi gửi Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT:

1. Cơ quan thuế tiếp nhận và kiểm tra thông tin hồ sơ.
2. Nếu hồ sơ hợp lệ: cơ quan thuế gửi Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn (Mẫu 01/TB-ĐKĐT).
3. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: cơ quan thuế trả Thông báo từ chối, nêu rõ lý do để hộ bổ sung.
4. Nhà cung cấp hóa đơn điện tử kích hoạt tài khoản và mẫu hóa đơn cho hộ kinh doanh.

Thời gian xử lý thường từ 1–2 ngày làm việc.

6. Lưu ý quan trọng cho hộ kinh doanh trước khi bắt đầu dùng hóa đơn điện tử

• Kiểm tra lại thông tin hộ kinh doanh, địa chỉ, MST để tránh sai sót.
• Chọn đúng loại hóa đơn (bán hàng, cung cấp dịch vụ, MTT…).
• Kiểm tra chữ ký số hoặc mã định danh máy tính tiền (tùy loại hóa đơn).
• Thử xuất 1–2 hóa đơn mẫu trước khi sử dụng chính thức.

Lưu ý: Từ 2026, hộ kê khai thuế phải dùng hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh không phức tạp, chỉ cần chuẩn bị đúng hồ sơ, nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT và chọn đơn vị cung cấp uy tín để được hỗ trợ cài đặt và vận hành. Khi hoàn tất đăng ký, hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn hợp lệ, minh bạch và đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật, đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi sang kê khai thuế từ năm 2026.