Cách lưu hóa đơn điện tử

Lưu trữ hóa đơn điện tử là nghĩa vụ bắt buộc của hộ kinh doanh và doanh nghiệp theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Việc lưu trữ đúng cách giúp đảm bảo hóa đơn còn giá trị pháp lý, phục vụ kê khai thuế, đối soát doanh thu và cung cấp khi cơ quan thuế kiểm tra. Dưới đây là hướng dẫn đầy đủ, ngắn gọn và dễ áp dụng nhất.

1. Lưu trữ đúng định dạng dữ liệu chuẩn XML

Hóa đơn điện tử phải được lưu dưới định dạng XML – đây là định dạng gốc bắt buộc do Tổng cục Thuế ban hành.

Hộ kinh doanh cần lưu:

• File XML đầy đủ dữ liệu hóa đơn

• File XML kết quả cấp mã (đối với hóa đơn có mã)

• File PDF (bản hiển thị để gửi khách) – không thay thế cho XML

XML là bản có giá trị pháp lý, mọi bản in hoặc bản PDF chỉ là bản thể hiện.

2. Lưu đầy đủ các tài liệu đi kèm hóa đơn

Theo quy định, khi hóa đơn điện tử được lập, hộ kinh doanh phải lưu kèm:

• Thông tin tra cứu hóa đơn

• Biên bản điều chỉnh/thay thế hóa đơn (nếu có)

• Lịch sử gửi – nhận hóa đơn

• Các tài liệu thỏa thuận với khách hàng

• Chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng (nếu cơ quan thuế yêu cầu)

Những tài liệu này giúp hóa đơn hợp lệ khi cần giải trình.

3. Lưu trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Đây là cách phổ biến nhất và an toàn nhất.

• Hệ thống lưu trữ bằng cloud, có bảo mật và sao lưu tự động.

• Dễ tra cứu hóa đơn theo ngày, tháng, kỳ tính thuế.

• Dễ tải XML, PDF, biên bản điều chỉnh theo từng hóa đơn.

Nhà cung cấp phải là đơn vị được Tổng cục Thuế cấp phép.

4. Lưu hóa đơn điện tử trên thiết bị nội bộ (máy tính, ổ cứng)

Hộ kinh doanh nên lưu thêm một bản trên máy tính hoặc ổ cứng:

• Tạo thư mục theo: Năm → Tháng → Mã hóa đơn

• Lưu file XML + PDF

• Sao lưu định kỳ 1–2 lần/tháng sang ổ cứng dự phòng

Cách này giúp tránh trường hợp mất kết nối hoặc gián đoạn từ hệ thống nhà cung cấp.

5. Lưu trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Cổng tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Hộ kinh doanh có thể:

• Kiểm tra hóa đơn đã gửi

• Tải lại hóa đơn khi cần

• Đối soát dữ liệu khi kê khai thuế

Đây cũng là nguồn lưu trữ an toàn và đáng tin cậy.

6. Thời gian bắt buộc phải lưu hóa đơn điện tử

Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Trong thời gian này, người bán phải bảo đảm:

• Hóa đơn không bị mất, hỏng, sai lệch dữ liệu

• Có thể truy xuất đầy đủ khi cơ quan thuế yêu cầu

• Hóa đơn được cung cấp kịp thời khi phục vụ kiểm tra

7. Cách bảo mật hóa đơn điện tử khi lưu trữ

Hộ kinh doanh nên:

• Thiết lập mật khẩu cho thư mục lưu trữ

• Sao lưu định kỳ lên cloud

• Giới hạn người có quyền truy cập

• Không chỉnh sửa thủ công file XML

• Không chia sẻ file hóa đơn qua kênh không bảo mật (Zalo, Messenger)

Bảo mật tốt giúp tránh mất dữ liệu, giả mạo hóa đơn hoặc rò rỉ thông tin khách hàng.

Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng chuẩn không chỉ là yêu cầu pháp luật mà còn là cách giúp hộ kinh doanh bảo vệ dữ liệu, minh bạch doanh thu và tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Hộ nên kết hợp lưu trữ bằng nhiều phương thức (cloud, tải về, sao lưu nội bộ) để đảm bảo an toàn tuyệt đối trong suốt thời gian 10 năm theo quy định.