Quy trình quản lý hóa đơn điện tử

Quản lý hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong hoạt động kê khai – nộp thuế và kiểm soát doanh thu của hộ kinh doanh, doanh nghiệp. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được quản lý theo một quy trình chặt chẽ từ khâu đăng ký, phát hành, lưu trữ đến xử lý sai sót. Dưới đây là quy trình đầy đủ và dễ hiểu nhất để hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định.

1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi lập hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh phải:

• Nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua nhà cung cấp dịch vụ hoặc Cổng Thuế điện tử.

• Chọn loại hóa đơn: có mã, không có mã hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

• Chờ cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận đăng ký.

Chỉ sau khi được chấp nhận, hộ kinh doanh mới được phép phát hành hóa đơn điện tử.

2. Thiết lập hệ thống và mẫu hóa đơn

Sau khi đăng ký thành công, hộ kinh doanh cần:

• Kết nối hệ thống phần mềm hóa đơn với cơ quan thuế.

• Thiết lập mẫu hóa đơn theo chuẩn XML do Tổng cục Thuế quy định.

• Kiểm tra thông tin người bán: tên, địa chỉ, MST, số điện thoại.

• Thiết lập thông tin người mua (nếu là doanh nghiệp).

Với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, hệ thống phải được định danh thiết bị trước khi sử dụng.

3. Lập hóa đơn điện tử

Khi phát sinh giao dịch:

• Lập hóa đơn đúng thời điểm bán hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.

• Điền đầy đủ nội dung: hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền.

• Đảm bảo hóa đơn đúng định dạng và đầy đủ thông tin bắt buộc.

• Ký số (đối với hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã).

• Riêng hóa đơn từ máy tính tiền: không ký số thủ công nhưng phải tạo hóa đơn ngay khi thanh toán.

Hóa đơn lập xong phải được gửi cho khách hàng qua email, SMS, QR hoặc bản in.

4. Truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Theo quy định:

• Hóa đơn có mã: được truyền lên cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi khách.

• Hóa đơn không có mã: truyền dữ liệu theo định kỳ, tùy ngành nghề và mức rủi ro.

• Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: tổng hợp và truyền dữ liệu ngay trong ngày

Dữ liệu hóa đơn phải đúng chuẩn XML, không được sửa đổi thủ công.

5. Lưu trữ hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh phải lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm, bao gồm:

• File dữ liệu XML chuẩn

• Thông tin tra cứu hóa đơn

• Biên bản liên quan (nếu có điều chỉnh/thay thế)

Lưu trữ phải đảm bảo an toàn, bảo mật và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.

6. Tra cứu và đối soát hóa đơn

Người bán và người mua có thể tra cứu hóa đơn thông qua:

• Cổng hóa đơn điện tử: hoadondientu.gdt.gov.vn

• Cổng tra cứu của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

• Mã QR trên hóa đơn (với hóa đơn máy tính tiền)

Đối soát hóa đơn định kỳ giúp hộ kinh doanh kiểm tra doanh thu, tránh sai lệch khi kê khai.

7. Xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Theo Điều 19/2020/NĐ-CP Nghị định 123 và điều 13 nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót được thực hiện theo hai phương thức: thay thế hoặc điều chỉnh, tùy thuộc vào loại sai sót và trạng thái hóa đơn.

Hóa đơn đã lập và đã gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót:

→ Lập Thông báo hóa đơn sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) gửi cơ quan thuế.

→ Tùy mức độ sai sót, thực hiện lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh.

• Hóa đơn thay thế: dùng khi sai toàn bộ nội dung hoặc sai làm thay đổi nghĩa vụ thuế.
• Hóa đơn điều chỉnh: dùng khi sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế (điều chỉnh tăng hoặc giảm).
• Hóa đơn mới phải ghi rõ:
  “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày…” hoặc
  “Thay thế hóa đơn số… ngày…”.
• Loại hóa đơn dùng để xử lý phải cùng loại với hóa đơn gốc (có mã/không mã, máy tính tiền/không).
• Nếu hóa đơn đã gửi khách → nên lập biên bản thỏa thuận với người mua (trừ trường hợp người mua là cá nhân).

Quy trình quản lý hóa đơn điện tử gồm nhiều bước nhưng hoàn toàn có thể thực hiện dễ dàng khi hộ kinh doanh sử dụng phần mềm đạt chuẩn. Từ khâu đăng ký, lập và gửi hóa đơn, truyền dữ liệu đến xử lý sai sót đều phải tuân thủ đầy đủ quy định tại Nghị định 123 và 70/2025. Khi thực hiện đúng quy trình, hóa đơn điện tử sẽ trở thành công cụ quan trọng giúp hộ kinh doanh minh bạch doanh thu, giảm rủi ro và đáp ứng yêu cầu quản lý thuế mới từ năm 2025 – 2026.