Phân biệt hóa đơn điện tử thông thường và hoá đơn điện tử từ máy tính tiền

Từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp bán lẻ thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Tuy nhiên, không ít hộ kinh doanh vẫn chưa phân biệt được sự khác nhau giữa hai loại: hóa đơn điện tử thông thường và hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Bài viết dưới đây giúp bạn hiểu rõ đặc điểm, đối tượng áp dụng và cách sử dụng phù hợp.

1. Bảng so sánh nhanh

2. Hóa đơn điện tử thông thường là gì?

Hóa đơn điện tử thông thường là loại hóa đơn được lập trên phần mềm hóa đơn điện tử và ký số trước khi gửi cho cơ quan thuế và người mua. Người bán phải:

• Mở phần mềm hóa đơn điện tử

• Tự nhập thông tin hàng hóa

• Ký số

• Gửi hóa đơn cho khách qua email/SMS/Zalo

Loại hóa đơn này phù hợp với doanh nghiệp có quy trình bán hàng theo đơn đặt hàng, hợp đồng, xuất hóa đơn theo đợt hoặc theo sản lượng.

• Ưu điểm: linh hoạt, phù hợp bán hàng B2B, đầy đủ tính năng kế toán.
• Nhược điểm: tốn thời gian thao tác, không phù hợp mô hình bán lẻ nhanh.

3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn:

• Lập ngay tại thời điểm bán hàng trên máy tính tiền/POS.

• Dữ liệu kết nối đến cơ quan thuế.

• Có mã cơ quan thuế hoặc mã QR để người mua tra cứu ngay.

• Không cần ký số thủ công; thay vào đó, thiết bị tính tiền được định danh và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Hóa đơn từ máy tính tiền rất phù hợp với:

• Siêu thị mini

• Quán ăn, cà phê

• Cửa hàng tiện lợi

• Cửa hàng thời trang, mỹ phẩm

• Các điểm bán dịch vụ tiêu dùng

4. Đối tượng bắt buộc áp dụng hóa đơn máy tính tiền từ 01/06/2025

Theo Nghị định 70 và hướng dẫn của Tổng cục Thuế:

Hóa đơn từ máy tính tiền bắt buộc với:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng: Đây là đối tượng chung được áp dụng đầu tiên. Các ngành nghề thường gặp như quán ăn, quán cà phê, cửa hàng tạp hóa, cửa hàng thời trang, hiệu thuốc....

• Các lĩnh vực dịch vụ đặc thù có tính chất tiêu dùng nhanh, thanh toán tại chỗ:

• Trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng tiện lợi, cửa hàng bán lẻ (trừ bán lẻ ô tô, xe máy).

• Dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn.

• Dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ.

• Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim.

• Các dịch vụ phục vụ cá nhân khác như spa, cắt tóc, gội đầu....

Hóa đơn điện tử thông thường và hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đều hợp pháp theo Nghị định 123 và 70, nhưng phục vụ hai nhóm mô hình kinh doanh hoàn toàn khác nhau. Hiểu rõ sự khác biệt giúp hộ kinh doanh chọn đúng loại hóa đơn, vừa tuân thủ quy định mới vừa tối ưu quy trình bán hàng và quản lý doanh thu.