Thời điểm xuất hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử luôn là nội dung khiến doanh nghiệp và hộ kinh doanh dễ nhầm lẫn. Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ ngày 01/06/2025), sửa đổi Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã cập nhật hàng loạt quy định quan trọng về thời điểm lập hóa đơn. Bài viết dưới đây tổng hợp đầy đủ, dễ hiểu và đúng pháp luật để bạn áp dụng ngay vào thực tế.

1. Thời điểm xuất hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Đối với hàng hóa xuất khẩu thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hoá đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử: do người bán tự xác định nhưng không được muộn hơn ngày làm việc tiếp theo từ ngày hàng hóa được thông quan.

2. Thời điểm xuất hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ

Theo khoản sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, kể cả với khách hàng nước ngoài, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm thu tiền là thời điểm lập hóa đơn

Không áp dụng cho tiền đặt cọc/tạm ứng của các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính – thuế, khảo sát, tư vấn thiết kế – giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng.

4. Thời điểm xuất hóa đơn đối với các trường hợp đặc thù

Bảng dưới đây tổng hợp các nhóm ngành thường gặp theo Điều 9 Nghị định 123 (được sửa đổi bởi NĐ 70/2025):

5. Một số lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn điện tử

• Không được xuất hóa đơn điện tử lùi ngày (Mọi trường hợp xuất lùi sẽ bị xử phạt.)

• Giao hàng trước – xuất hóa đơn sau là vi phạm (Được xem là lập hóa đơn sai thời điểm.)

• Không thu tiền → vẫn phải xuất hóa đơn tại thời điểm bàn giao (Luật không phụ thuộc vào dòng tiền.)

6. Mức phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm

• Phạt cảnh cáo nếu có tình tiết giảm nhẹ và không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế.

• 3–5 triệu đồng nếu lập sai thời điểm nhưng không làm chậm nghĩa vụ thuế.

• 4–8 triệu đồng nếu lập sai thời điểm theo quy định.

Ngoài phạt hành chính, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và tính tiền chậm nộp.

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử là yếu tố then chốt để doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật, tránh bị xử phạt và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch. Nếu bạn đang sử dụng hóa đơn điện tử hoặc cần tích hợp với phần mềm bán hàng/máy tính tiền, hãy đảm bảo đối soát – xuất hóa đơn đúng thời điểm để tránh rủi ro không đáng có.