Những việc hộ kinh doanh cần làm ngay từ trong những ngày đầu năm 2026

Ngày 01/01/2026 đánh dấu thời điểm hộ kinh doanh chính thức chuyển sang cơ chế kê khai thuế thay cho hình thức thuế khoán trước đây, kéo theo yêu cầu cao hơn về việc quản lý doanh thu, dòng tiền và hồ sơ thuế theo hướng minh bạch, chủ động. Trong giai đoạn đầu chuyển đổi, hộ kinh doanh không cần thay đổi mọi thứ một cách vội vàng, mà nên tập trung rà soát lại nền tảng quản lý hiện có và chuẩn bị từng bước cần thiết để việc kê khai được thực hiện ổn định, đúng quy định ngay từ đầu năm 2026.

1. Rà soát lại toàn bộ thông tin pháp lý và đăng ký thuế

Hộ kinh doanh cần kiểm tra và đối chiếu lại toàn bộ hồ sơ đăng ký hiện có, bao gồm:

• Thông tin chủ hộ và căn cước công dân

• Địa chỉ kinh doanh thực tế

• Ngành nghề đã đăng ký

• Tình trạng hoạt động

• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Việc đảm bảo thông tin pháp lý khớp với thực tế giúp tránh sai sót trong các kỳ kê khai đầu tiên và hạn chế rủi ro bị yêu cầu điều chỉnh hồ sơ.

2. Xác định vị trí của hộ kinh doanh theo mốc doanh thu

Khi chuyển sang kê khai, doanh thu trở thành căn cứ quan trọng trong quản lý thuế. Hộ kinh doanh nên tự đánh giá quy mô hoạt động của mình theo các mốc doanh thu phổ biến như:

• Nhóm 1: Dưới 500 triệu đồng/năm

• Nhóm 2: Từ 500 triệu đến 3 tỷ đồng/năm

• Nhóm 3: Từ 3 - 50 tỷ đồng/năm 

• Nhóm 4: Trên 50 tỷ đồng/năm

Việc xác định mốc doanh thu không nhằm áp dụng một mức thuế cụ thể, mà giúp hộ kinh doanh chủ động đánh giá mức độ cần chuẩn bị về sổ sách, chứng từ và quản lý dòng tiền.

=> Xem thêm: Cách tính thuế 4 nhóm hộ kinh doanh từ 01/01/2026

3. Tổng hợp đầy đủ doanh thu thực tế phát sinh

Hộ kinh doanh cần tổng hợp lại toàn bộ doanh thu từ mọi hình thức bán hàng, bao gồm:

• Doanh thu tiền mặt

• Doanh thu chuyển khoản ngân hàng

• Doanh thu qua ví điện tử

• Doanh thu từ sàn thương mại điện tử và nền tảng trung gian

Trong cơ chế kê khai, doanh thu không còn là con số ước tính mà là căn cứ trực tiếp để tính thuế, vì vậy cần được tổng hợp đầy đủ và nhất quán.

4. Đối chiếu doanh thu với dòng tiền qua ngân hàng

Hộ kinh doanh cần phân loại rõ các khoản tiền vào tài khoản ngân hàng, xác định đâu là tiền bán hàng và đâu là các khoản không liên quan đến hoạt động kinh doanh như tiền vay mượn, tiền hoàn trả hoặc tiền cá nhân.

Việc không tách bạch dòng tiền ngay từ đầu có thể dẫn đến chênh lệch số liệu và phát sinh nghi vấn khi cơ quan thuế thực hiện đối chiếu dữ liệu.

5. Thiết lập và ghi chép sổ sách theo Thông tư 152/2015/TT-BTC

Theo quy định tại Thông tư 152/2015/TT-BTC, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải thực hiện ghi chép sổ sách theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành, phù hợp với từng trường hợp phát sinh nghĩa vụ thuế.

Cụ thể, tùy vào loại hình và phương pháp tính thuế, hộ kinh doanh sẽ thực hiện ghi sổ theo các mẫu sau:

• Mẫu S1a-HKD: Áp dụng với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc diện chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN

• Mẫu S2a-HKD: Áp dụng với hộ kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu

• Mẫu S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD, S2e-HKD: Áp dụng với hộ kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và nộp thuế TNCN trên thu nhập tính thuế, tùy từng trường hợp cụ thể

• Mẫu S3a-HKD: Áp dụng với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động thuộc diện chịu các loại thuế khác

=> Xem thêm: [TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu sổ kế toán theo thông tư 152/2025/TT-BTC

Việc ghi chép sổ sách theo các mẫu này không yêu cầu áp dụng đầy đủ chế độ kế toán doanh nghiệp, nhưng phải đảm bảo phản ánh trung thực doanh thu, chi phí, thu nhập chịu thuế và có tính liên tục giữa các kỳ kê khai. Đây là căn cứ quan trọng để hộ kinh doanh kê khai đúng nghĩa vụ thuế và giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

6. Rà soát và hệ thống lại các khoản chi phí

Hộ kinh doanh nên tổng hợp và phân loại lại các khoản chi phí quan trọng như chi phí thuê mặt bằng, chi phí nhân công, chi phí dịch vụ thường xuyên và các khoản chi lớn phát sinh.

Việc quản lý chi phí rõ ràng không chỉ phục vụ kê khai thuế mà còn giúp hộ kinh doanh hiểu đúng hiệu quả kinh doanh thực tế.

7. Chuẩn bị cho việc sử dụng hóa đơn điện tử trong bán hàng

Khi chuyển sang kê khai, hóa đơn đóng vai trò ngày càng quan trọng. Hộ kinh doanh cần xác định rõ:

• Trường hợp nào phải xuất hóa đơn

• Cách lập và lưu trữ hóa đơn

• Sự nhất quán giữa hóa đơn và doanh thu kê khai

Việc sử dụng hóa đơn không đồng bộ hoặc mang tính đối phó sẽ làm tăng rủi ro trong giai đoạn đầu triển khai kê khai.

8. Làm quen với thời hạn kê khai và nộp thuế

Một thay đổi quan trọng là hộ kinh doanh phải tuân thủ thời hạn kê khai và nộp thuế theo tháng hoặc theo quý. Ngay từ đầu năm 2026, hộ kinh doanh cần chủ động theo dõi lịch kê khai, tránh tư duy chờ đến cuối năm mới xử lý.

Việc chậm nộp hồ sơ, dù chỉ vài ngày, cũng có thể dẫn đến xử phạt hành chính.

9. Theo dõi chính sách và hướng dẫn triển khai một cách chọn lọc

Trong giai đoạn đầu chuyển đổi, sẽ có nhiều hướng dẫn và cách hiểu khác nhau. Hộ kinh doanh nên ưu tiên theo dõi văn bản chính thức và hướng dẫn từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp, tránh thay đổi cách kê khai dựa trên thông tin chưa được kiểm chứng.

Sự ổn định và nhất quán trong số liệu là yếu tố then chốt trong quản lý thuế.

10. Ưu tiên sử dụng phần mềm bán hàng tích hợp ngay từ đầu năm

Việc quản lý rời rạc bằng ghi chép thủ công hoặc nhiều công cụ khác nhau dễ dẫn đến sai lệch số liệu. Đầu năm 2026 là thời điểm phù hợp để hộ kinh doanh làm quen với phần mềm bán hàng tích hợp quản lý doanh thu, hóa đơn, dòng tiền và hỗ trợ kê khai thuế.

Dữ liệu được ghi nhận tập trung, liên tục sẽ giúp giảm áp lực tổng hợp số liệu, hạn chế sai sót và chủ động hơn khi làm việc với cơ quan thuế.

Chuyển sang cơ chế kê khai không phải là rủi ro, mà là bước buộc hộ kinh doanh phải nhìn lại và hiểu rõ hoạt động của chính mình. Khi đã quen với cách quản lý mới, việc minh bạch số liệu không chỉ phục vụ nghĩa vụ thuế mà còn tạo nền tảng cho hoạt động kinh doanh ổn định và bền vững hơn trong dài hạn.