Sau khi đăng ký hộ kinh doanh cần làm gì?

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, cá nhân và hộ gia đình không chỉ dừng lại ở việc “có giấy phép”, mà còn phải tiếp tục thực hiện nhiều thủ tục quan trọng để hoạt động hợp pháp và tránh vi phạm hành chính. Các nghĩa vụ này được quy định tại Luật Quản lý thuế, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP (về hóa đơn điện tử). Dưới đây là hướng dẫn đầy đủ để hộ kinh doanh mới đăng ký biết rõ mình cần làm gì.

1. Đăng ký mã số thuế (nếu chưa có)

Theo Luật Quản lý thuế, hộ kinh doanh sử dụng mã số thuế cá nhân của chủ hộ để kê khai và nộp thuế.

• Nếu chủ hộ đã có mã số thuế cá nhân, không cần làm lại.

• Nếu chưa có, cần đăng ký cấp mã số thuế tại cơ quan thuế hoặc qua cổng thuế điện tử.

• Mã số thuế này sẽ dùng để khai thuế, nộp thuế và xuất hóa đơn điện tử.

2. Khai thuế ban đầu với cơ quan thuế

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế và hướng dẫn của cơ quan thuế địa phương:

• Sau khi thành lập, hộ kinh doanh phải thông báo bắt đầu hoạt động với Chi cục Thuế quản lý.

• Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào ngành nghề, quy mô, doanh thu dự kiến để hướng dẫn hình thức kê khai.

• Từ năm 2026, toàn bộ hộ kinh doanh sẽ chuyển sang cơ chế kê khai thuế, không còn cơ chế khoán như trước đây.

3. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi):

• Hộ kinh doanh thuộc diện kê khai thuế hoặc có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách đều phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

• Quy trình gồm:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.

• Ký số bằng USB token hoặc chữ ký số HSM.

• Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (Sapo Invoice…).

Hộ kinh doanh nên chủ động đăng ký sớm để tránh gián đoạn khi khách yêu cầu xuất hóa đơn.

4. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế

Tùy doanh thu thực tế trong năm, hộ kinh doanh phải thực hiện các nghĩa vụ thuế sau:

• Thuế giá trị gia tăng (GTGT).

• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

• Thuế môn bài. (Xoá bỏ sau 01/01/20226)

• Các khoản thuế khác nếu thuộc ngành nghề đặc thù.

Lưu ý Mốc quan trọng sau 01/01/2026:

• Doanh thu ≤ 200 triệu/năm: không phải nộp GTGT và TNCN.

• Doanh thu > 200 triệu/năm: phải kê khai và nộp thuế theo quy định.

Nếu có sử dụng lao động, hộ kinh doanh còn có nghĩa vụ thuế liên quan đến bảo hiểm xã hội.

5. Thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm xã hội theo Luật BHXH 2024

Theo Luật BHXH 2024 (có hiệu lực 01/7/2025):

• Chủ hộ kinh doanh thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc.

• Người lao động làm việc theo hợp đồng tại hộ kinh doanh cũng phải tham gia BHXH bắt buộc.

• Nếu sử dụng từ 01 lao động trở lên, chủ hộ phải lập hồ sơ tham gia BHXH cho họ.

Nhiều hộ kinh doanh chưa quen nghĩa vụ mới này nên cần chuẩn bị kỹ.

6. Thông báo hoạt động kinh doanh với cơ quan liên quan (nếu ngành nghề có điều kiện)

Một số ngành nghề yêu cầu thêm:

• Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm (quán ăn, cafe, F&B).

• Giấy phép an ninh trật tự (dịch vụ cầm đồ, karaoke).

• Giấy phép môi trường (sản xuất, sửa chữa cơ khí, chăn nuôi).

• Chứng chỉ hành nghề (y tế, thú y, nha khoa).

Hộ kinh doanh cần hoàn thiện ngay để tránh bị xử phạt.

7. Mở tài khoản ngân hàng (không bắt buộc nhưng nên có)

Pháp luật không bắt buộc hộ kinh doanh mở tài khoản riêng, nhưng:

• Giúp quản lý doanh thu minh bạch.

• Thuận tiện khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu giao dịch.

• Dễ dàng nhận chuyển khoản từ khách hàng.

Trong bối cảnh chuyển sang kê khai thuế, việc có tài khoản riêng là lợi thế lớn.

8. Thiết lập phần mềm quản lý bán hàng và hóa đơn

Để quản lý doanh thu – xuất hóa đơn – lưu trữ chứng từ đúng quy định:

• Hộ kinh doanh nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng (Sapo,…).

• Nên dùng phần mềm hóa đơn điện tử kết nối trực tiếp với bán hàng như Sapo Invoice.

• Giúp ghi nhận doanh thu chính xác phục vụ kê khai thuế

Sau khi đăng ký hộ kinh doanh, chủ hộ cần thực hiện nhiều thủ tục liên quan đến thuế, hóa đơn, bảo hiểm và giấy phép ngành nghề. Việc tuân thủ đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp hoạt động kinh doanh ổn định, được pháp luật bảo vệ và tránh rủi ro xử phạt. Trong bối cảnh từ năm 2026 áp dụng thuế kê khai và hóa đơn điện tử bắt buộc, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là rất quan trọng đối với mọi hộ kinh doanh.