Những lưu ý về thuế và chứng từ khi chuyển hàng tồn kho từ hộ sang doanh nghiệp

Trước khi chính thức chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, việc rà soát hàng tồn kho và tài sản cũ cần được thực hiện cẩn thận để tránh phát sinh rủi ro về thuế, sổ sách và thủ tục pháp lý. Dưới đây là những điểm quan trọng mà hộ kinh doanh nên nắm rõ.

1. Hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ thuế trước khi chuyển đổi

Hộ kinh doanh cần kiểm tra lại toàn bộ các khoản thuế và nghĩa vụ tài chính còn tồn như:

• Thuế GTGT

• Thuế TNCN

• Các khoản bảo hiểm liên quan nếu có lao động

Từ 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, vì vậy mọi hàng hóa trong kho phải có hóa đơn hợp lệ. Việc này giúp tránh việc bị loại chi phí hoặc bị cơ quan thuế xác định sai lệch khi chuyển sang doanh nghiệp.

Bạn cũng nên đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử với sổ ghi chép bán hàng để phát hiện sai sót trước khi lập hồ sơ chuyển đổi.

2. Lưu trữ chứng từ và sổ sách kế toán đầy đủ

Việc lưu trữ chứng từ là cơ sở quan trọng để đối chiếu khi quyết toán hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra. Tùy loại, chứng từ phải được lưu giữ từ 5 đến 10 năm.

Các giấy tờ cần giữ gồm:

• Hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho

• Bảng kê hàng hóa, dịch vụ (đặc biệt đối với hàng không có hóa đơn)

• Biên bản kiểm kê hàng tồn kho và tài sản bàn giao cho doanh nghiệp

Ngoài các giấy tờ trên, bạn có thể lưu trữ thêm 1 số tài liệu kế toán như hợp đồng mua bán/ giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán, chứng nhận nguồn gốc xuất xứ sản phẩm... Lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp mới có cơ sở rõ ràng ngay từ đầu khi ghi nhận tài sản và chi phí.

3. Chủ động trao đổi với cơ quan thuế địa phương

Nếu có điểm nào chưa rõ về quy trình xử lý tồn kho hoặc hồ sơ cần chuẩn bị, hộ kinh doanh nên liên hệ trực tiếp Chi cục Thuế quản lý để được hướng dẫn. Điều này giúp tránh việc phải bổ sung hồ sơ nhiều lần hoặc bị truy thu thuế sau khi doanh nghiệp đã đi vào hoạt động.

Thực hiện tốt các lưu ý trên giúp hộ kinh doanh chuyển đổi sang doanh nghiệp một cách suôn sẻ, tránh sai sót về thuế và đảm bảo sự minh bạch của sổ sách ngay từ giai đoạn đầu. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp mới vận hành ổn định và đúng quy định pháp luật.