Hạch toán và kê khai thuế sau khi chuyển hàng tồn kho sang doanh nghiệp

Sau khi hoàn tất chuyển giao tài sản và hàng tồn kho từ hộ kinh doanh, doanh nghiệp mới cần thực hiện bước tiếp theo là hạch toán và kê khai thuế. Đây là giai đoạn quan trọng để tránh sai sót về chứng từ, đảm bảo chi phí hợp lệ và phòng ngừa việc bị loại chi phí khi quyết toán thuế. Toàn bộ quy trình xoay quanh ba phần: Kiểm kê - xử lý hóa đơn - hạch toán.

1. Kiểm kê và xác định giá trị hàng tồn kho

Trước khi đưa hàng hóa và tài sản vào doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải hoàn tất việc kiểm kê số lượng, chủng loại và giá trị thực tế. Đây là căn cứ để doanh nghiệp mới ghi nhận vào sổ sách.

Trường hợp 1: Có đầy đủ hóa đơn - chứng từ

• Doanh nghiệp ghi nhận theo giá gốc, bao gồm giá mua và các chi phí liên quan (vận chuyển, bốc dỡ…).

• Phần giá trị này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

Trường hợp 2: Không có hóa đơn - chứng từ hợp lệ

• Hộ kinh doanh lập Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu 01-TNDN dành cho những hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn, nêu rõ: Ngày tháng mua hàng, tên người bán, địa chỉ, số CMT/CCCD, tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị và có chữ ký xác nhận.

• Cơ quan thuế dựa trên bảng kê để xem xét chấp thuận giá trị hàng được chuyển sang doanh nghiệp.

2. Xử lý hóa đơn khi chuyển giao hàng tồn kho và tài sản

Theo hướng dẫn tại Công văn 3612/TCT-DNNCN, việc chuyển hàng tồn kho từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp không được coi là hoạt động bán hàng, do đó không bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT.

Doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ gồm:

• Biên bản kiểm kê và bàn giao hàng hóa/tài sản.

• Phiếu nhập kho hoặc chứng từ kế toán tiếp nhận.

• Số dư hàng tồn kho được ghi nhận làm số đầu kỳ trong sổ kế toán.

Trường hợp cơ quan thuế yêu cầu xuất hóa đơn:

• Hộ kinh doanh có thể xin hóa đơn điện tử lẻ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

• Khi xuất hóa đơn sẽ phát sinh nghĩa vụ thuế GTGT, do đó cần trao đổi kỹ với cơ quan thuế để xử lý đúng.

3. Hạch toán giá trị hàng tồn kho và tài sản trong doanh nghiệp mới

Sau khi doanh nghiệp đi vào hoạt động, việc hạch toán cần tuân thủ chuẩn mực kế toán hiện hành, cụ thể là VAS 02 - Hàng tồn kho.

Doanh nghiệp có thể chọn một trong hai phương pháp quản lý tồn kho:

• Kê khai thường xuyên: Cập nhật biến động tồn kho ngay khi phát sinh, phù hợp doanh nghiệp có số lượng hàng lớn, cần quản lý chặt chẽ, nhất là với các thiết bị/ hàng kỹ thuật giá trị cao.

• Kiểm kê định kỳ: Chỉ xác định tồn kho vào cuối kỳ kế toán, phù hợp doanh nghiệp kinh doanh nhiều mặt hàng giá trị thấp; loại vật tư với mẫu mã và quy cách khác nhau; 

Tài sản và hàng hóa kế thừa từ hộ kinh doanh được đưa vào các tài khoản kế toán tương ứng như TK 152, 153, 155, 156, dựa trên giá trị từ biên bản kiểm kê. Doanh nghiệp phải duy trì cách ghi nhận này nhất quán trong suốt kỳ kế toán.

Thực hiện đúng quy trình kiểm kê, xử lý chứng từ và hạch toán giúp doanh nghiệp mới tránh rủi ro về thuế, đảm bảo chi phí hợp lệ và tạo nền tảng sổ sách minh bạch ngay từ đầu. Đây là bước không thể bỏ qua để doanh nghiệp vận hành ổn định và tuân thủ đúng quy định pháp luật.