Hộ kinh doanh cần làm gì với hàng tồn kho trước 01/01/2026 khi chuyển sang kê khai thuế?

Từ ngày 01/01/2026, hình thức thuế khoán sẽ chính thức bị bãi bỏ theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Theo đó, tất cả các hộ kinh doanh, không phân biệt quy mô, sẽ phải nộp thuế theo phương pháp kê khai dựa trên doanh thu thực tế.

Đây là một bước chuyển lớn, đòi hỏi hộ kinh doanh phải chuẩn bị đầy đủ sổ sách, chứng từ và đặc biệt là quản lý chính xác hàng tồn kho trước thời điểm 31/12/2025. Nếu chuẩn bị không kỹ lưỡng, việc kê khai thuế năm 2026 có thể gặp nhiều khó khăn, thậm chí dẫn đến rủi ro về thuế và kế toán.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn vì sao cần xử lý tồn kho khi hộ kinh doanh chuyển sang kê khai và hướng dẫn cách thực hiện chi tiết, giúp quá trình chuyển đổi sang thuế kê khai diễn ra suôn sẻ và chính xác.

1. Vì sao hàng tồn kho lại quan trọng khi chuyển sang kê khai?

Khi chuyển sang phương pháp kê khai, số thuế phải nộp sẽ được tính dựa trên các yếu tố thực tế của hoạt động kinh doanh, bao gồm: doanh thu, chi phí và sự biến động của hàng tồn kho đầu kỳ – cuối kỳ. 

Hàng tồn kho được ghi nhận tại thời điểm 31/12/2025 sẽ trở thành tồn kho đầu kỳ của năm 2026 và tác động trực tiếp đến giá vốn hàng bán, lợi nhuận tính thuế cũng như số thuế phải nộp. 

Vì vậy, việc kiểm kê đầy đủ và xác định đúng giá trị tồn kho trước thời điểm chuyển đổi là yêu cầu bắt buộc và có ý nghĩa rất quan trọng để đảm bảo kê khai chính xác, minh bạch.

2. Hướng dẫn xử lý hàng tồn kho cho hộ kinh doanh trước 01/01/2026

Để chuẩn bị cho việc kê khai thuế từ năm 2026, hộ kinh doanh cần thực hiện các bước sau:

2.1. Kiểm kê lại toàn bộ hàng tồn kho trước 31/12/2025

Hộ kinh doanh cần kiểm kê toàn bộ hàng hóa, nguyên vật liệu, sản phẩm đang có tại cửa hàng, kho…

Nội dung kiểm kê gồm:

• Tên hàng hóa

• Đơn vị tính

• Số lượng thực tế

• Giá trị (giá vốn)

• Tình trạng sử dụng hàng hóa

Nên lập biên bản kiểm kê đầy đủ, có chữ ký của chủ hộ và người thực hiện, sau đó lưu trữ cẩn thận. Vì đây sẽ là cơ sở để xác định tồn kho đầu kỳ khi bước sang năm 2026.

2.2. Rà soát và hoàn thiện chứng từ mua hàng

Từ thời điểm chuyển sang kê khai, mọi chi phí mua hàng muốn được tính vào giá vốn hợp lệ đều bắt buộc phải có chứng từ rõ ràng. Vì vậy, hộ kinh doanh cần rà soát lại toàn bộ hóa đơn đầu vào hiện có, đồng thời liên hệ bổ sung những hóa đơn còn thiếu nếu có thể. 

Đối với các mặt hàng mua từ làng nghề, chợ đầu mối hoặc cá nhân không xuất hóa đơn, hộ kinh doanh phải lập bảng kê mua hàng theo mẫu hợp lệ và lưu kèm chứng từ thanh toán để đảm bảo tính pháp lý. Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ không chỉ giúp chứng minh nguồn gốc của hàng tồn kho mà còn đảm bảo giá vốn được xác định chính xác, tránh rủi ro bị cơ quan thuế loại chi phí khi kê khai.

2.3. Đánh giá lại giá trị hàng tồn kho

Hàng tồn kho không phải lúc nào cũng giữ nguyên giá trị như lúc nhập về, vì vậy hộ kinh doanh cần phân loại rõ ràng giữa hàng còn bán được, hàng chậm bán và hàng đã hư hỏng. Việc đánh giá lại giá trị từng nhóm hàng giúp phản ánh đúng tình trạng thực tế, tránh để tồn kho bị “đội” giá trị hoặc ghi nhận những tài sản không còn giá trị sử dụng. 

Đối với hàng hóa hư hỏng hoặc không thể bán, hộ kinh doanh cần lập biên bản hủy hàng để minh bạch trong sổ sách. Những bước này không chỉ giúp quản lý tồn kho chính xác mà còn góp phần giảm chi phí không cần thiết và tối ưu hiệu quả kinh doanh trong giai đoạn chuyển đổi sang phương pháp kê khai.

2.4. Chuẩn bị sổ sách và phương án kê khai

Từ năm 2026, khi chuyển sang phương pháp kê khai, hộ kinh doanh sẽ phải thực hiện đầy đủ các yêu cầu như ghi chép sổ sách kế toán cơ bản, quản lý hàng tồn kho theo sổ, theo dõi hóa đơn đầu vào – đầu ra và kê khai thuế định kỳ. 

Để chủ động và giảm bớt áp lực khi bước vào giai đoạn mới này, bạn nên sớm lựa chọn phần mềm kế toán hoặc phần mềm bán hàng như Sapo, bắt đầu làm quen với việc ghi chép tồn kho, thu chi hằng ngày. Việc chuẩn bị từ sớm sẽ giúp bạn tránh bỡ ngỡ trong năm đầu tiên kê khai và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi, minh bạch.