CHÍNH THỨC: Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán cho HKD, cá nhân kinh doanh

Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Thông tư có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC, tạo khuôn khổ kế toán rõ ràng, linh hoạt hơn, phù hợp với lộ trình chuyển từ khoán sang kê khai.

1. Áp dụng cho ai, hướng dẫn nội dung gì?

Thông tư áp dụng cho tất cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, tập trung hướng dẫn cách ghi sổ kế toán, sử dụng sổ phù hợp với phương pháp nộp thuế, và lưu trữ tài liệu kế toán.
Người đại diện hộ kinh doanh có quyền lựa chọn: tự ghi sổ; bố trí người làm kế toán; hoặc thuê dịch vụ kế toán. Thông tư cũng cho phép người thân (cha/mẹ, vợ/chồng, con, anh/chị/em ruột…) hoặc người đang quản lý, thủ kho, thủ quỹ kiêm nhiệm kế toán—phù hợp đặc thù quy mô nhỏ.

2. Lưu trữ chứng từ – sổ sách ra sao?

• Hình thức lưu trữ: Hộ kinh doanh được chọn lưu điện tử hoặc bản giấy đối với hóa đơn, chứng từ và sổ kế toán.

• Thời hạn lưu trữ: Tài liệu kế toán tối thiểu 05 năm; riêng hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.

• Tính linh hoạt của sổ: Ngoài các mẫu sổ hướng dẫn trong Thông tư, hộ kinh doanh được mở thêm sổ hoặc điều chỉnh biểu mẫu cho phù hợp nhu cầu quản lý, với điều kiện vẫn đảm bảo thông tin bắt buộc (tên sổ, ngày lập, chữ ký người đại diện…).

• Trường hợp dùng hóa đơn điện tử: Nếu hệ thống quản lý thuế hỗ trợ xác định và thông báo số thuế phải nộp, hộ kinh doanh vẫn dùng sổ theo Thông tư để theo dõi, đối chiếu với thông báo của cơ quan thuế.

3. Điểm quan trọng nhất: Chọn sổ theo “cách nộp thuế”

Thông tư phân loại rõ ràng theo đối tượng chịu thuế và phương pháp nộp thuế, giúp hộ kinh doanh dùng đúng – đủ – gọn sổ sách.

Trường hợp 1: Không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN (miễn thuế)

• Sổ áp dụng: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu S1a-HKD.

• Mục đích: Ghi nhận doanh thu để làm căn cứ xác định có thuộc diện chịu thuế hay không, đồng thời thuận tiện đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.

• Cách ghi: Ghi ngày tháng, diễn giải doanh thu (theo nghiệp vụ hoặc định kỳ) và số tiền phát sinh.

Trường hợp 2: Thuộc diện nộp thuế

2.1: Nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ (%) trên doanh thu

• Sổ áp dụng: Mẫu S2a-HKD.

• Nguyên tắc: Ghi doanh thu theo nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính GTGT hoặc cùng mức thuế suất để tính TNCN; cuối kỳ tổng hợp ra số thuế GTGT và TNCN phải nộp.

• Ý nghĩa: Phù hợp với hộ kinh doanh nộp thuế theo doanh thu, không cần bóc tách chi phí.

2.2: Nộp GTGT theo % trên doanh thu, TNCN theo thu nhập tính thuế

• Chứng từ: Hóa đơn; bảng kê mua hàng (khi mua của người bán không có hóa đơn); và chứng từ liên quan khác.

• Sổ áp dụng (4 sổ):
  

1. S2b-HKD – Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (theo nhóm ngành nghề để tính GTGT).

2. S2c-HKD – Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (xác định thu nhập tính thuế TNCN).

3. S2d-HKD – Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (theo dõi nhập – xuất – tồn, có hướng dẫn đơn giá xuất kho bình quân).

4. S2e-HKD – Sổ chi tiết tiền (theo dõi tiền mặt và tiền gửi không kỳ hạn).

• Trọng tâm quản lý: Bóc tách doanh thu – chi phí hợp lý để tính TNCN chính xác; phù hợp hộ kinh doanh quy mô lớn hơn, cần quản trị chi phí.

Trường hợp 3: Có hoạt động thuộc diện chịu các loại thuế khác

• Sổ áp dụng: Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác – Mẫu S3a-HKD.

• Áp dụng khi phát sinh: Thuế xuất khẩu, nhập khẩu; tiêu thụ đặc biệt; tài nguyên; bảo vệ môi trường; sử dụng đất…

• Nội dung: Theo dõi căn cứ tính thuế, phương pháp tính (theo % hoặc tuyệt đối) và số thuế phải nộp.

Toàn văn Thông tư 152/2025/TT-BTC xem tại đây: [link]

4. Gợi ý nhanh để hộ kinh doanh áp dụng từ 01/01/2026

• Bước 1: Xác định mình thuộc trường hợp nào trong 3 trường hợp đã nêu
  

• Bước 2: Nếu nộp thuế, làm rõ phương pháp tính thuế (theo % doanh thu hay TNCN theo thu nhập tính thuế).
  

• Bước 3: Chọn đúng mẫu sổ tương ứng; thiết lập quy trình ghi chép chính xác.

• Bước 4: Lưu trữ chứng từ điện tử hoặc giấy đúng thời gian quy định (theo đúng quy định là 5 năm); ưu tiên số hóa để dễ đối chiếu.

• Bước 5: Nếu sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh nên kiểm tra và đối chiếu sổ sách kế toán với hóa đơn đã xuất để tránh lệch doanh thu và sai sót khi kê khai thuế.
  

Thông tư 152/2025 tạo khung kế toán rõ ràng – linh hoạt – sát thực tế cho hộ kinh doanh, giúp ghi sổ đúng bản chất nộp thuế và sẵn sàng cho giai đoạn kê khai từ năm 2026.