Quy định về thời gian lưu trữ các chứng từ kế toán

Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Luật Kế toán, các chứng từ kế toán phải lưu trữ gồm:

• Chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết và tổng hợp.
• Báo cáo tài chính, quyết toán ngân sách.
• Tài liệu liên quan hợp đồng, báo cáo quản trị, hồ sơ dự án, kiểm kê, đánh giá tài sản.
• Tài liệu kiểm tra, thanh tra, kiểm toán, biên bản tiêu huỷ, quyết định bổ sung vốn.
• Tài liệu về giải thể, phá sản, hợp nhất, chuyển đổi hình thức sở hữu, sử dụng vốn, nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và các nghĩa vụ với nhà nước.

Bài viết dưới đây sẽ thông tin đến bạn quy định về thời hạn lưu trữ các chứng từ kế toán để đảm bảo tuân thủ pháp luật và quản lý tài chính hiệu quả.

1. Các chứng từ cần lưu trữ tối thiểu 5 năm

Theo Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các chứng từ kế toán phải lưu tối thiểu 5 năm là những tài liệu không dùng trực tiếp để ghi sổ, bao gồm: 

• Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất kho, phiếu xuất kho không dùng cho ghi sổ
• Báo cáo tài chính ngoài tập tài liệu kế toán và các tài liệu kế toán phục vụ quản lý, điều hành.
• Các trường hợp khác có thời hạn lưu trữ riêng phải tuân thủ theo quy định.

2. Các chứng từ cần lưu trữ tối thiểu 10 năm

Theo Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các chứng từ kế toán sau phải lưu tối thiểu 10 năm:

• Chứng từ liên quan trực tiếp ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, các bảng kê, sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, báo cáo tháng/quý/năm, biên bản tiêu hủy tài liệu. Thời gian lưu tính từ khi kết thúc năm kế toán.
• Tài liệu liên quan thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, báo cáo kiểm kê, đánh giá tài sản, tính từ khi giao dịch hoàn thành.
• Tài liệu của đơn vị chủ đầu tư, báo cáo quyết toán dự án, tính từ khi duyệt báo cáo hoàn thành.
• Tài liệu liên quan thay đổi vốn điều lệ, chủ sở hữu doanh nghiệp như giải thể, phá sản, cổ phần hóa, tính từ khi hoàn tất thủ tục.
• Tài liệu kiểm tra, kiểm toán, giám sát của cơ quan nhà nước, tính từ khi có báo cáo hoặc kết quả thanh tra.
  

3. Một số chứng từ bắt buộc lưu trữ vĩnh viễn

Một số chứng từ, sổ sách có giá trị sử liệu, kinh tế, chính trị - xã hội phải lưu trữ vĩnh viễn:

• Báo cáo tổng quyết toán NSNN năm được Quốc hội phê chuẩn, báo cáo quyết toán ngân sách địa phương được HĐND phê chuẩn, hồ sơ dự án hoàn thành nhóm A hoặc dự án quốc gia quan trọng, và các tài liệu kế toán quan trọng khác.
• Các tài liệu kế toán có tính sử liệu, quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Lưu ý: Ngoài các trường hợp nêu trên, tất cả các tài liệu chứng từ kế toán khác không thuộc nhóm 05 năm hoặc vĩnh viễn đều phải lưu trữ tối thiểu 10 năm. Nếu có văn bản pháp luật quy định thời hạn dài hơn, kế toán phải tuân thủ theo quy định đó.

Trên đây là những quy định về loại chứng từ và thời hạn lưu trữ, giúp giảm thiểu rủi ro sai sót, thuận tiện cho kiểm tra, kiểm toán và kê khai thuế, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh bền vững.

Việc lưu trữ chứng từ kế toán đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố then chốt để quản lý tài chính minh bạch, hiệu quả cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp.