5 lỗi kê khai thuế khiến hộ kinh doanh dễ bị phạt nặng

Kê khai thuế tưởng đơn giản nhưng chỉ một sai sót cũng có thể khiến hộ kinh doanh bị xử phạt, truy thu hoặc gặp rủi ro pháp lý. Dưới đây là 5 lỗi phổ biến nhất cần đặc biệt lưu ý.

1. Không nộp tờ khai thuế đúng hạn

Quy định thời hạn nộp tờ khai:

• Kê khai theo tháng: Chậm nhất ngày 20 tháng kế tiếp.
• Kê khai theo quý: Chậm nhất ngày cuối của tháng đầu quý kế tiếp.

Trên thực tế, nhiều hộ kinh doanh nộp tờ khai thuế trễ hạn do bận rộn bán hàng, quản lý và chăm sóc khách nên quên mốc kê khai.

Hậu quả:

Hộ kinh doanh có thể bị phạt đến vài chục triệu đồng và mất thời gian giải trình. Theo Điều 13, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt gồm:

• Cảnh cáo: Chậm 1-5 ngày, có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt 2-5 triệu: Chậm 1-30 ngày (trừ trường hợp cảnh cáo).
• Phạt 5-8 triệu: Chậm 31-60 ngày.
• Phạt 8-15 triệu: Chậm 61-90 ngày, hoặc chậm trên 91 ngày nhưng không phát sinh thuế.
• Phạt 15-25 triệu: Chậm trên 90 ngày, có phát sinh thuế nhưng đã nộp đủ trước khi cơ quan thuế lập biên bản hoặc quyết định kiểm tra.

Từ khi Nghị định 49/2025/NĐ-CP có hiệu lực, người nợ thuế từ 50 triệu đồng trở lên và quá hạn 120 ngày có thể bị tạm hoãn xuất cảnh.

2. Khai sai doanh thu dẫn đến sai số thuế phải nộp

Quy định:

Mỗi hộ phải nộp mức thuế khác nhau tùy nhóm và ngành nghề theo quy định của cơ quan thuế (thuế suất theo ngành nghề, bảng thuế suất theo ngành nghề kinh doanh).

Nhiều hộ kinh doanh bị phạt vì kê khai sai doanh thu do tính nhầm hoặc ghi thiếu. Đây là lỗi nhạy cảm vì ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp, chỉ một con số sai cũng có thể khiến bạn mất hàng triệu đồng.

Hậu quả:

Theo Điều 16, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, khai sai dẫn đến thiếu thuế TNCN phải nộp hoặc tăng số thuế được miễn, giảm, hoàn sẽ bị phạt 20% số thuế chênh lệch, đồng thời phải nộp đủ số thuế thiếu và tiền lãi chậm nộp. Nếu mức độ nghiêm trọng và bị xác định là trốn thuế:

• Trốn từ 300 triệu đồng trở lên: Có thể bị truy cứu hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự, phạt 500 triệu - 1,5 tỷ đồng hoặc tù 1-3 năm.
• Trốn trên 1 tỷ đồng: Phạt 1,5-4,5 tỷ đồng hoặc tù 2-7 năm.

3. Không cập nhật các quy định về Thuế thường xuyên

Chính sách thuế thay đổi liên tục, nhà bán hàng, hộ kinh doanh rất dễ làm sai nếu áp dụng quy định cũ.

Hậu quả:

Bạn dễ xác định sai thuế suất → Số thuế phải nộp sai → Bị truy thu, phạt.

4. Không lưu giữ chứng từ, sổ sách kế toán

Theo Quyết định 3389/QĐ-BTC, quy định lưu trữ sổ sách kế toán của 3 nhóm hộ kinh doanh cụ thể như sau:

• Nhóm 1 (DT ≤ 200 triệu): Ghi chép đơn giản, lưu hóa đơn, chứng từ cơ bản.
• Nhóm 2 (200 triệu < DT ≤ 3 tỷ): Sổ kế toán đơn giản.
• Nhóm 3 (DT > 3 tỷ): Sổ sách theo chuẩn DN siêu nhỏ hoặc DN vừa, ghi chép chi tiết.

Lưu ý: Đây là thông tin mang tính định hướng (có thể còn sửa đổi, bổ sung), kèm theo Quyết định 3389/QĐ-BTC, bạn có thể tham khảo tại thời điểm hiện tại. Sapo sẽ cập nhật bài viết khi có thông tin mới.

Nhiều hộ kinh doanh ghi chép sơ sài, không lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ, dẫn đến việc thiếu giấy tờ khi bị cơ quan chức năng kiểm tra.

Hậu quả:

Nếu bị kiểm tra đột xuất mà không có chứng từ chứng minh chi phí, chi phí không được công nhận → Hộ kinh doanh có nguy cơ tăng thuế phải nộp, bị phạt và đưa vào danh sách theo dõi.

5. Không sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo quy định mới

Quy định:

Từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trưc tiếp đến người tiêu dùng và thuộc 1 trong 3 trường hợp dưới đây bắt buộc phải sử dụng máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế để xuất hóa đơn điện tử:

• Hộ kinh doanh có mức doanh thu từ 01 tỷ đồng
• Hộ kinh doanh đang sử dụng máy tính tiền
• Hộ kinh doanh đang nộp thuế theo phương pháp kê khai.

Hiện tại, một số hộ kinh doanh bán hàng không xuất hóa đơn, hoặc sử dụng sai loại hóa đơn, dẫn đến vi phạm.

Hậu quả:

• Phạt 2-4 triệu đồng (điểm g khoản 4 Điều 24 NĐ 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi NĐ 70/2025/NĐ-CP).
• Không được công nhận doanh thu hợp pháp khi kiểm tra.
• Có thể bị truy thu thuế và đưa vào diện kiểm tra trọng điểm.

Tránh sai sót trong kê khai thuế sẽ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật, tối ưu chi phí và bảo vệ quyền lợi của mình. Khi chủ động ghi chép đầy đủ, cập nhật quy định và áp dụng đúng công cụ hỗ trợ, chủ kinh doanh hoàn toàn yên tâm vận hành kinh doanh suôn sẻ, minh bạch và bền vững hơn.