Tổng hợp: Các lỗi thường gặp khi kê khai thuế khiến hộ kinh doanh dễ bị phạt

Kê khai thuế tưởng đơn giản nhưng chỉ một sai sót cũng có thể khiến hộ kinh doanh bị xử phạt, truy thu hoặc gặp rủi ro pháp lý. Trong bài viết dưới đây, Chuyên trang Thuế hộ kinh doanh đã tổng hợp lại các lỗi kê khai thuế thường gặp, hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý.

1. Không nộp tờ khai thuế đúng hạn

Quy định thời hạn nộp tờ khai:

• Kê khai theo tháng: Chậm nhất ngày 20 tháng kế tiếp.
• Kê khai theo quý: Chậm nhất ngày cuối của tháng đầu quý kế tiếp.

Trên thực tế, nhiều hộ kinh doanh nộp tờ khai thuế trễ hạn do bận rộn bán hàng, quản lý và chăm sóc khách nên quên mốc kê khai.

Hậu quả:

Hộ kinh doanh có thể bị phạt đến vài chục triệu đồng và mất thời gian giải trình. Theo Điều 13, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt gồm:

• Cảnh cáo: Chậm 1-5 ngày, có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt 1-2,5 triệu: Chậm 1-30 ngày (trừ trường hợp cảnh cáo).
• Phạt 2,5-4 triệu: Chậm 31-60 ngày.
• Phạt 4-7,5 triệu: Chậm 61-90 ngày, hoặc chậm trên 91 ngày nhưng không phát sinh thuế.
• Phạt 7,5-12,5 triệu: Chậm trên 90 ngày, có phát sinh thuế nhưng đã nộp đủ trước khi cơ quan thuế lập biên bản hoặc quyết định kiểm tra.

Từ khi Nghị định 49/2025/NĐ-CP có hiệu lực, người nợ thuế từ 50 triệu đồng trở lên và quá hạn 120 ngày có thể bị tạm hoãn xuất cảnh.

2. Xác định sai tỷ lệ tính thuế

Quy định:

Mỗi hộ phải nộp mức thuế khác nhau tùy nhóm và ngành nghề theo quy định của cơ quan thuế (thuế suất theo ngành nghề, bảng thuế suất theo ngành nghề kinh doanh).

Hậu quả:

Bị điều chỉnh lại tỷ lệ và truy thu toàn bộ số thuế thiếu hụt.

3. Sai phương pháp tính thuế

Nhiều hộ kinh doanh lựa chọn sai vì:

• Lựa chọn sai phương pháp (Doanh thu x Thuế suất) dù quy mô lớn.
• Quên gộp doanh thu sàn TMĐT (nghĩ sàn đã nộp thay).
• Thay đổi phương pháp tính thuế giữa năm tùy tiện.

Hệ quả:

• Sổ sách không đúng quy định của phương pháp áp dụng.
• Không được trừ chi phí do không tập hợp hóa đơn từ đầu.
• Truy thu số thuế chênh lệch cực lớn.

4. Xác định sai doanh thu dẫn đến sai số thuế phải nộp

Theo quy định tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP, doanh thu tính thuế là toàn bộ tiền bán hàng hóa, dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Nhiều hộ kinh doanh thường mắc các lỗi dẫn đến kê khai thiếu doanh thu như:

• Doanh thu tiền mặt không tổng hợp vào đầy đủ
• Doanh thu chuyển khoản vào tài khoản cá nhân không phục vụ cho kinh doanh
• Doanh thu bán hàng trên các nền tảng khác như zalo, facebook nhưng không tổng hợp vào doanh thu

Hậu quả:

Nhiều hộ kinh doanh bị phạt vì kê khai sai doanh thu do tính nhầm hoặc ghi thiếu. Đây là lỗi nhạy cảm vì ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp, chỉ một con số sai cũng có thể khiến bạn mất hàng triệu đồng.

Theo Điều 16, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, khai sai dẫn đến thiếu thuế TNCN phải nộp hoặc tăng số thuế được miễn, giảm, hoàn sẽ bị phạt 20% số thuế chênh lệch, đồng thời phải nộp đủ số thuế thiếu và tiền lãi chậm nộp. Nếu mức độ nghiêm trọng và bị xác định là trốn thuế:

• Trốn từ 300 triệu đồng trở lên: Có thể bị truy cứu hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự, phạt 500 triệu - 1,5 tỷ đồng hoặc tù 1-3 năm.
• Trốn trên 1 tỷ đồng: Phạt 1,5-4,5 tỷ đồng hoặc tù 2-7 năm.

5. Không sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo quy định mới

Quy định:

Từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trưc tiếp đến người tiêu dùng và thuộc 1 trong 3 trường hợp dưới đây bắt buộc phải sử dụng máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế để xuất hóa đơn điện tử:

• Hộ kinh doanh có mức doanh thu từ 01 tỷ đồng
• Hộ kinh doanh đang sử dụng máy tính tiền
  

Hiện tại, một số hộ kinh doanh đã đăng ký hóa đơn điện tử nhưng khi bán hàng không xuất hóa đơn, hoặc sử dụng sai loại hóa đơn, dẫn đến vi phạm.

Hậu quả:

• Phạt 2-4 triệu đồng (điểm g khoản 4 Điều 24 NĐ 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi NĐ 70/2025/NĐ-CP).
• Không được công nhận doanh thu hợp pháp khi kiểm tra.
• Có thể bị truy thu thuế và đưa vào diện kiểm tra trọng điểm.

6. Không lưu giữ chứng từ, sổ sách kế toán

Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, quy định lưu trữ sổ sách kế toán của 3 nhóm hộ kinh doanh cụ thể như sau:

• Nhóm 1 (DT ≤ 500 triệu): Ghi chép đơn giản bằng sổ S1a-HKD, lưu hóa đơn, chứng từ cơ bản
• Nhóm 2 (500 triệu < DT ≤ 3 tỷ)
  • Tính thuế TNCN theo doanh thu: Ghi sổ S2a-HKD
  • Tính thuế TNCN theo thu nhập tính thuế: Ghi sổ S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD, S2e-HKD
• Nhóm 3, 4 (DT > 3 tỷ): Ghi sổ S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD, S2e-HKD

Nhiều hộ kinh doanh ghi chép sơ sài, không đúng mẫu, không lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ, dẫn đến việc thiếu giấy tờ khi bị cơ quan chức năng kiểm tra.

Hậu quả:

Nếu bị kiểm tra đột xuất mà không có chứng từ chứng minh chi phí, chi phí không được công nhận → Hộ kinh doanh có nguy cơ tăng thuế phải nộp, bị phạt và đưa vào danh sách theo dõi.

7. Sai khi tập hợp chi phí đối với HKD tính thuế TNCN theo thu nhập

Hộ kinh doanh tính thuế TNCN theo thu nhập tính thuế nhưng:

• Không gửi bảng kiểm kê => Không được tính giá vốn, khấu hao TSCĐ cũ.
• Mua hàng không có hóa đơn hoặc thanh toán tiền mặt sai quy định.
• Không lập bảng lương để tránh BHXH => Mất chi phí nhân công.
• Tính chi phí tiêu dùng gia đình vào kinh doanh.

Hậu quả:

Bị loại chi phí và truy thu thuế TNCN.

8. Quản lý dòng tiền không minh bạch

Nhiều hộ kinh doanh:

• Dùng chung tài khoản cá nhân và tài khoản kinh doanh 
• Không nộp thông báo số tài khoản, ví điện tử cho CQT
  
• Không kiểm soát dòng tiền

Hậu quả:

CQT có thể lấy toàn bộ dòng tiền vào làm doanh thu dẫn đến số thuế phải nộp lớn

Tránh sai sót trong kê khai thuế sẽ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật, tối ưu chi phí và bảo vệ quyền lợi của mình. Khi chủ động ghi chép đầy đủ, cập nhật quy định và áp dụng đúng công cụ hỗ trợ, chủ kinh doanh hoàn toàn yên tâm vận hành kinh doanh suôn sẻ, minh bạch và bền vững hơn.