Mẫu sổ S2b, S2c, S2d, S2e: Hướng dẫn ghi sổ và tải miễn phí cho HKD nộp thuế theo thu nhập tính thuế

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ (%) trên doanh thu và nộp thuế TNCN theo thu nhập tính thuế, việc ghi chép sổ kế toán không chỉ để theo dõi hoạt động kinh doanh mà còn là căn cứ trực tiếp để xác định nghĩa vụ thuế. Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, nhóm đối tượng này phải sử dụng 4 loại sổ kế toán sau: 

• Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu S2b-HKD
• Sổ chi tiết doanh thu, chi phí – Mẫu S2c-HKD
• Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa – Mẫu S2d-HKD
• Sổ chi tiết tiền – Mẫu S2e-HKD 

Bài viết dưới đây hướng dẫn cách sử dụng và ghi chép từng loại sổ một cách rõ ràng, dễ áp dụng.

1. Hướng dẫn ghi sổ S2b-HKD - Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ

Sổ này được mở để ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng nhóm ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ (%) để tính thuế GTGT. Trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu thuế GTGT phải nộp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể sử dụng sổ này để theo dõi, đối chiếu số liệu với cơ quan thuế.

 Link tải mẫu S2b-HKD: [link]

Cách ghi sổ Mẫu số S2b-HKD

• Ghi thông tin đầu sổ: Ghi đầy đủ tên hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế, địa điểm kinh doanh và kỳ kê khai.

• Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày, tháng của chứng từ.

• Cột C: Ghi diễn giải nội dung doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo từng nhóm ngành nghề.

• Cột 1: Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ phát sinh theo từng ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ (%) để tính thuế GTGT. Số liệu tại cột này được sử dụng làm căn cứ xác định doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề. Trên cơ sở doanh thu đã ghi nhận, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh xác định số thuế GTGT phải nộp tương ứng với từng ngành nghề. Cuối sổ ghi tổng số thuế GTGT phải nộp trong kỳ.

Ví dụ: 

Đơn vị tính: VNĐ

Cuối kỳ, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cộng tổng doanh thu để làm căn cứ xác định số thuế GTGT phải nộp.

2. Hướng dẫn ghi sổ S2c-HKD - Sổ chi tiết doanh thu, chi phí

Sổ S2c-HKD được mở để ghi doanh thu và các khoản chi phí hợp lý, làm căn cứ xác định thu nhập tính thuế và số thuế TNCN phải nộp theo quy định của pháp luật về thuế.

Link tải mẫu S2c-HKD: [link]

Cách ghi sổ Mẫu số S2c-HKD

• Cột A, Cột B: Ghi số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán.

• Cột C: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

• Cột 1: Ghi số tiền tương ứng với từng nội dung đã ghi tại cột diễn giải.

• Dòng (1) – Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ: Căn cứ vào chứng từ kế toán, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ghi tổng doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ trong kỳ; có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc ghi tổng hợp theo kỳ, phù hợp với nhu cầu quản lý.

• Dòng (2) – Chi phí hợp lý: Ghi tổng chi phí hợp lý phát sinh trong kỳ trên cơ sở các chi phí thực tế tại hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh; có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc tổng hợp theo kỳ.

• Xác định thu nhập tính thuế: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh xác định chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí hợp lý để làm căn cứ tính thuế thu nhập cá nhân phải nộp.

Ví dụ: 

Đơn vị tính: VNĐ

(Giả định thuế suất TNCN áp dụng: 15%)

3. Hướng dẫn ghi sổ S2d-HKD - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

Sổ S2d-HKD được mở để theo dõi, quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho đối với từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Link tải mẫu S2d-HKD: [link]

Cách ghi sổ Mẫu số S2d-HKD

• Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày, tháng của chứng từ nhập kho, xuất kho.

• Cột C: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh (nhập kho, xuất kho, điều chỉnh…).

• Cột D: Ghi đơn vị tính của vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

• Cột 1 (Đơn giá): Ghi đơn giá nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

• Đơn giá nhập kho căn cứ theo chứng từ mua hàng.

• Đơn giá xuất kho được tính riêng cho từng loại theo công thức:

• Đơn giá xuất kho = (Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ) / (Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ)

• Cột 2: Ghi số lượng nhập kho.

• Cột 3: Ghi thành tiền nhập kho (Cột 3 = Cột 1 × Cột 2).

• Cột 4: Ghi số lượng xuất kho.

• Cột 5: Ghi thành tiền xuất kho (Cột 5 = Cột 1 × Cột 4).

• Cột 6: Ghi số lượng tồn kho.

• Cột 7: Ghi thành tiền tồn kho (Cột 7 = Cột 1 × Cột 6).

• Cột 8: Ghi chú (nếu có).

Cuối kỳ, hộ kinh doanh xác định cộng phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ theo từng mặt hàng.

4. Hướng dẫn ghi sổ S2e-HKD - Sổ chi tiết tiền

Sổ S2e-HKD được mở để theo dõi tình hình thu, chi bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Link tải mẫu S2e-HKD: [link]

Cách ghi sổ Mẫu số S2e-HKD:

• Cột A, Cột B: Ghi số hiệu và ngày, tháng của chứng từ thu, chi.

• Cột C: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh (thu tiền, chi tiền, gửi tiền, rút tiền…).

• Cột 1 (Thu/Gửi vào): Ghi số tiền thu vào tiền mặt hoặc số tiền gửi vào tài khoản tiền gửi không kỳ hạn.

• Cột 2 (Chi/Rút ra): Ghi số tiền chi ra bằng tiền mặt hoặc số tiền rút ra từ tài khoản tiền gửi không kỳ hạn.

Cuối kỳ, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tổng hợp số tiền thu, chi và xác định số dư cuối kỳ đối với tiền mặt và từng tài khoản tiền gửi không kỳ hạn.

Ví dụ: 

Đơn vị tính: VNĐ

Việc sử dụng đồng thời các sổ S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD và S2e-HKD giúp hộ kinh doanh quản lý đầy đủ từ doanh thu, chi phí, hàng tồn kho đến dòng tiền thực tế, đồng thời là căn cứ quan trọng để xác định đúng thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp. Khi ghi chép đúng mẫu, đúng ngành nghề và thực hiện thường xuyên, hộ kinh doanh không chỉ hạn chế rủi ro sai sót về thuế mà còn nắm rõ hiệu quả hoạt động để đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp và bền vững hơn trong dài hạn.