Hộ kinh doanh mất hóa đơn đầu vào có bị phạt không?

Hóa đơn đầu vào là căn cứ quan trọng để chứng minh nguồn gốc hàng hóa, ghi nhận chi phí hợp lệ và kê khai thuế đúng quy định. Tuy nhiên, nhiều hộ kinh doanh vẫn chưa chú trọng việc lấy hóa đơn khi mua hàng, dẫn đến rủi ro pháp lý và nguy cơ bị xử phạt. Bài viết dưới đây tổng hợp đầy đủ rủi ro – mức phạt – cách xử lý khi không có hóa đơn đầu vào, dựa trên quy định pháp luật và hướng dẫn của Cục Thuế.

1. Rủi ro đối với hộ kinh doanh không lấy hóa đơn đầu vào

Cục Thuế đã nhiều lần khuyến cáo rằng việc không lấy hóa đơn đầu vào tiềm ẩn nhiều hệ quả nghiêm trọng:

• Khó chứng minh nguồn gốc hàng hóa: Khi không có hóa đơn chứng minh, hộ kinh doanh có thể bị coi là kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc, dẫn đến việc bị tịch thu hàng hóa hoặc xử phạt theo quy định.
• Chi phí không được công nhận: Hóa đơn đầu vào là căn cứ hợp pháp để ghi nhận chi phí. Nếu không có hóa đơn, khoản mua hàng không được tính vào chi phí được trừ, dẫn đến kê khai thuế sai và bị truy thu, phạt chậm nộp.
• Dễ bị nghi ngờ gian lận, trốn thuế: Việc thường xuyên mua hàng không hóa đơn có thể khiến cơ quan thuế đánh giá rủi ro cao, nghi ngờ trốn thuế hoặc gian lận thuế.

Trường hợp nghiêm trọng có thể bị xử lý theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

2. Mức phạt hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào 2025

Theo Điều 17 Nghị định 98/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 24/2025/NĐ-CP và Nghị định 96/2023/NĐ-CP, hàng hóa không rõ nguồn gốc, xuất xứ (trong đó có hàng mua vào không có hóa đơn) sẽ bị xử phạt theo mức sau:

2.1. Bảng mức phạt theo giá trị hàng hóa vi phạm

2.2. Trường hợp bị phạt gấp đôi

Phạt tiền tăng gấp đôi nếu hàng hóa thuộc các nhóm sau:

• Thực phẩm, phụ gia thực phẩm, hóa chất, thiết bị y tế

• Thuốc thú y, thuốc bảo vệ thực vật, phân bón

• Chất tẩy rửa, chế phẩm diệt khuẩn

• Giống cây trồng, vật nuôi, thức ăn thủy sản

• Khoáng sản (không phải khoáng sản làm VLXD thông thường)

• Hàng hóa thuộc ngành nghề kinh doanh có điều kiện

2.3. Hình thức xử phạt bổ sung

• Tịch thu tang vật đối với hàng hóa vi phạm

• Buộc tiêu hủy nếu hàng hóa gây hại sức khỏe, môi trường

2.4. Biện pháp khắc phục hậu quả

• Buộc nộp lại khoản lợi bất hợp pháp

• Buộc tiêu hủy tang vật vi phạm (nếu thuộc nhóm gây hại)

3. Thủ tục nhận hóa đơn đầu vào theo hướng dẫn của Cục Thuế

Để đảm bảo hóa đơn đầu vào hợp lệ và tránh rủi ro pháp lý, hộ kinh doanh cần thực hiện đúng quy trình:

Bước 1: Thỏa thuận và chuẩn bị trước khi nhận hóa đơn

• Thống nhất với bên bán về việc xuất hóa đơn

• Đảm bảo có đầy đủ thông tin hộ kinh doanh (tên, địa chỉ, mã số thuế)

• Xác định hình thức hóa đơn (điện tử hoặc giấy)

Bước 2: Nhận hóa đơn và kiểm tra nội dung

Các thông tin cần kiểm tra:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua

• Tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, tổng tiền

• Ngày lập hóa đơn

• Mã tra cứu, chữ ký điện tử (đối với hóa đơn điện tử)

Bước 3: Lưu trữ và ghi sổ hóa đơn đầu vào

• Nhập dữ liệu hóa đơn vào phần mềm quản lý bán hàng/kế toán

• Lưu trữ hóa đơn theo quy định tối thiểu 10 năm

• Đối với hóa đơn điện tử: lưu file XML + PDF

Bước 4: Kê khai thuế

• Sử dụng hóa đơn đầu vào để kê khai thuế GTGT (nếu thuộc đối tượng khấu trừ)

• Ghi nhận chi phí khi tính thuế TNCN/GTGT cho hộ kê khai (từ năm 2026)

4. Cách xử lý khi hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào

Dựa trên thực tế và hướng dẫn của Cục Thuế, tùy trường hợp, hộ kinh doanh có thể xử lý như sau:

Trường hợp 1: Mua từ cá nhân không kinh doanh

→ Lập bảng kê mua hàng không hóa đơn gồm:

• Tên, địa chỉ, số CCCD người bán

• Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá

• Hai bên ký xác nhận

→ Được sử dụng để chứng minh nguồn gốc hàng hóa.

Trường hợp 2: Mua từ hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh khác nhưng họ không xuất hóa đơn

→ Yêu cầu xuất hóa đơn điện tử.

Nếu bên bán chưa đủ điều kiện → lập hợp đồng, phiếu thu, phiếu giao hàng để chứng minh giao dịch.

Trường hợp 3: Hộ kinh doanh tự sản xuất, chế biến

→ Ghi chép chi phí nguyên liệu, nhân công, sản xuất.

→ Khi bán ra vẫn phải lập hóa đơn điện tử đầu ra theo quy định.

Trường hợp 4: Nhập hàng từ chợ đầu mối, nơi bán nhỏ lẻ không xuất hóa đơn

→ Lập bảng kê hàng mua vào không có hóa đơn (giống Trường hợp 1).

→ Kèm chứng từ thanh toán: phiếu chi, chuyển khoản, phiếu giao nhận hàng.

→ Lưu trong sổ sách để chứng minh chi phí hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra.

Việc lấy hóa đơn đầu vào không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp hộ kinh doanh bảo vệ quyền lợi, chứng minh nguồn gốc hàng hóa và hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Nếu không có hóa đơn, mức phạt có thể lên tới 50 triệu đồng, kèm nguy cơ tịch thu hàng hoặc phạt gấp đôi tùy loại hàng hóa.