Công văn 218/CST-TN năm 2026: Hướng dẫn chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi trả lương, tiền công

Ngày 27/01/2026, Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí (Bộ Tài chính) đã ban hành Công văn số 218/CST-TN hướng dẫn việc áp dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi tiền lương, tiền công cho người lao động khi xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Công văn này làm rõ điều kiện, hình thức thanh toán hợp lệ và thời điểm áp dụng quy định mới, nhằm thống nhất cách thực hiện trong quá trình quyết toán thuế của doanh nghiệp.

1. Căn cứ pháp lý 

Công văn 218/CST-TN được ban hành dựa trên các văn bản pháp luật sau:

• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025 (Điều 9);

• Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thuế TNDN;

• Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;

• Nghị định 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt.

2. Điều kiện để chi phí tiền lương, tiền công được trừ khi tính thuế TNDN

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi tiền lương, tiền công của doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện:

• Là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh;

• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật;

• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên.

Đồng thời, khoản chi này không thuộc các trường hợp chi phí không được trừ theo Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, bao gồm các khoản đã hạch toán chi phí nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán hợp pháp.

3. Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi trả lương

Theo hướng dẫn tại Công văn 218/CST-TN:

• Đối với khoản chi tiền lương, tiền công từng lần từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ.

• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được xác định theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, là chứng từ chứng minh việc thanh toán thông qua các phương thức không dùng tiền mặt được quy định tại Nghị định 52/2024/NĐ-CP (như chuyển khoản ngân hàng, thanh toán điện tử hợp pháp…).

Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của người lao động không được coi là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành.

4. Thời điểm áp dụng

Theo điểm b khoản 1 Điều 24 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định này được áp dụng kể từ ngày 15/12/2025 (ngày Nghị định có hiệu lực).

Do đó:

• Các khoản tiền lương, tiền công phát sinh từ ngày 15/12/2025 trở đi,

• Nếu có giá trị từng lần từ 05 triệu đồng trở lên,

Thì phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

Kết luận

Công văn 218/CST-TN năm 2026 khẳng định:

• Khoản chi tiền lương, tiền công cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng điều kiện tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và không thuộc các khoản chi không được trừ theo Điều 10 Nghị định này.

• Đối với khoản chi từng lần từ 05 triệu đồng trở lên kể từ ngày 15/12/2025, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

• Việc thanh toán bằng tiền mặt hoặc nộp tiền mặt vào tài khoản người lao động không đáp ứng yêu cầu pháp lý để được khấu trừ chi phí.

Quy định này nhằm tăng tính minh bạch trong thanh toán tiền lương và hạn chế rủi ro thuế cho doanh nghiệp trong quá trình quyết toán thuế TNDN.